Gestion Électronique Documentaire
1 - Définition (rappel)
La Gestion Électronique Documentaire (GED) est une solution logicielle permettant la gestion (archivage, stockage) d'un document numérique qui, à l'origine était un document "ordinaire" (devis, facture etc...) palpable sous la forme de papier, photographie etc...
La Gestion Électronique Documentaire s'adresse prioritairement aux Entreprise : archivage et stockage simple permettant de faire, entre autre une économie substantielle, notamment grâce à l'absence de location d'espace pour le stockage des archives mais,
La Gestion Électronique Documentaire s'adresse aussi aux aux entreprises qu'aux personnes physiques :
• d'une part parce qu'au cours d'une vie la masse des documents personnels s'amoncelant cette situation devient difficilement gérable,
• d'autre part parce qu'en mettant en place une GED, s'est se prémunir contre le risque de perte (incendie, inondation etc...), pour peu qu'elle soit déposée dans le "cloud".
Enfin, pour l'exploitant/télépilote de drone civil, puisque la réglementation oblige à la détention de certains document (suivi d'incident, carnet de vol etc...) la GED est tout particulièrement bien adaptée pour satisfaire les obligations réglementaire, mais aussi libérer de la contrainte d'un l'archivage particulièrement chronophage en terme d'espace.
2 - Préambule
Depuis longtemps déjà la Gestion Électronique Documentaire est une nécessité pour l'entreprise, dans un soucis principal d'hamonisation de l'activité administrative, mais aussi dans un soucis e réduction des coûts de gestion pour une activité dite à rendement négatif; Pour les personnes physiques la Gestion Électronique Documentaire est très peu utilisée alors que la "paperasserie" est de plus en plus envahissante; quelques fournisseurs d'énergie, de communication (d'électrivité, téléphone etc...) proposent une Gestion Électronique Documentaire minimaliste (puisque réservée à la justification d'activité chez eux) En tout état de cause cette "mini" Gestion Documentaire ne donne pas satisfaction parce qu'elle ne représente pas l'ensemble de la documentation générée tout au long d'une vie, alors que la loi suggère la conservation de certains documents pendant une période donnée.
3 - La prestation de service
Dans la mesure où vous souhaitez externaliser l'administration de la Gestion Électronique Documentaire je vous propose 3 options :
Option n°1
Mise en place d'une Gestion Electronique Documentaire sur PC fonctionnant sous le système d'exploitation Windows nécessitant 2 journées de travail.
Cette solution ne fait pas appel au logiciel Alfresco puisqu'il s'git de l'analyse des besoins puis, de la création de l'arborescence à l'unité de stockage.
NB : Cette solution peut être envisagée pour une GED d'un particulier, voir pour celle d'une d'une famille
• Le programme
→ Analyse des besoins,
→ Création de l'arborescence sur unité de stockage,
→ Entrée de 10 écritures,
→ Accompagnement du client tout au long de sa démarche de GED pendant 1 année.
Devis gratuit sur demande
Option n°2
Mise en place d'une Gestion Electronique Documentaire sur PC fonctionnant sous le système d'exploitation Windows nécessitant 2 journées de travail
Contrat annuel renouvellable par tacite reconduction, sauf dénonciation par envoi recommandé au moins 1 mois avant la date d'échéance
• Le programme
→ Analyse des besoins,
→ Création de l'arborescence sur unité de stockage,
→ Téléchargement et installation du serveur Apache sur PC sous Windows,
→ Installation du logiciel de Gestion Electronique Documentaire (Alfresco),
→ Paramétrage du logiciel de Gestion Electronique Documentaire (Alfresco),
→ Entrée de 10 écritures.
→ Accompagnement du client tout au long de sa démarche de GED pendant 1 année.
• Modalités
→ Identification des documents :
• Identification (numérotage des documents) et prise en charge des documents qui doivent tous être déposés dans une pochette dédiée,
→ Tâches:
• Les documents de gestion doivent être rassemblés et déposés dans une pochette dédiée,
• Implémentation des documents de gestion dans l'ERP/PGI (Dolibarr),
• Classement des documents implémentés dans Dolibarr dans une chemise dédiée,
• Sauvegarde de la base de donnée du Plan de Gestion Intégré (unité de stockage externe et/ou cloud).
→ Périodicité
• 1 fois par mois (soit 12 interventions dans l'année à raison de 50 documents maximum par intervention; au-delà facturation de 0,50€ TTC par document supplémentaire).
Devis gratuit sur demande
Option n°3
Prise en charge complète de la Gestion Electronique Documentaire sur PC fonctionnant sous le système d'exploitation Windows, sous réserve :
♦ Que l'outil GED (logiciel Alfresco et émulateur Apache) ait été mise en place par M. Serge VINCENT,
♦ Qu'il n'y ait au plus 50 documents par mois,( au delà + 0,50€ par document).
Contrat annuel renouvellable par tacite reconduction, sauf dénonciation par l'envoi d'un courrier postal recommandé au moins 1 mois avant la date d'échéance
• Le programme
Identification des documents
→ Identification (numérotage des documents) et prise en charge des documents qui doivent tous être déposés dans une pochette dédiée,
Tâche
→ Numérisation des documents classés, et déposés dans une pochette,
→ Dépôt des documents numérisés à l'arborescence de l'unité de stockage sur PC,
→ Éventuellement implémentation des documents de gestion dans la GED (Alfresco),
→ Classement des documents implémentés dans (Alfresco) dans une chemise dédiée,
→ Sauvegarde de la GED, voire de l'unité de stockage en local ou via le cloud.
Périodicité
→ 1 fois par mois (soit 12 interventions dans l'année à raison de 50 documents maximum par intervention; au-delà facturation de 0,50€ TTC par document supplémentaire),
Conditions financières
→ la prestation de service est annuelle, elle est renouvelable par tacite reconduction sauf dénonciation par LRAR 1 mois minimum avant l'échéance.
Devis gratuit sur demande
Au sujet du coût des frais de déplacement
Déplacement dans un rayon de 50 km sans frais supplémentaires; au delà selon le barème kilométrique (2020 = d*0,601€)
E-Commerce
1 - Définition (rappel)
L'e-commerce ou "Commerce électronique " est étroitement lié à l'utilisation d'un média électronique pour la réalisation de transactions commerciales.
La plupart du temps il s'agit de la vente de produits à travers le réseau internet; il regroupe l'ensemble des transactions commerciales s'opérant à distance par le biais d'interfaces électroniques et digitales.
La plupart des sites de commerce électronique sont des boutiques en ligne crées de toute pièce voire édités à l'aide le site "clé en main.
2 - Préambule
Différence entre boutique e-commerce et boutique traditionnelle
• Une boutique traditionnelle
→ c'est un lieu dans lequel vous pouvez faire un achat; cet aspect offre l'avantage de pouvoir bénéficier de conseil avant achat grâce à un contact humain,
→ c'est un lieu ouvert seulement à certaines heures de la journée, et à certaine jours de la semaine.
• Une boutique e-commerce
→ c'est un espace "virtuel" c'est à dire visible et disponible uniquement grâce à l'informatique ainsi qu'au réseau Internet qui véhicule l'information,
→ c'est un espace où vous pouvez faire un achat et le payer (en principe par un moyen de paiement électronique) disponible 24h/24h et 7j/7j.
→ sur Internet une boutique e-commerce est identifiée par un nom de domaine unique; c'est en quelque sorte une enseigne commerciale qui vous singularise des autres boutiques.
Boutique e-commerce et la loi
Dans un soucis de transparence et pour préserver les droits des acheteurs, l'e-commerce fait l'objet d'une réglementation précise issue de la loi Informatique et Liberté du 06 janvier 1978, notamment en ce qui concerne la collecte des données personnelles; cette réglementation a été complétée par la loi dite Hamon en 2014.
Conditions préalables de mise en place d'une boutique e-commerce
• La gestion d'une Boutique E-commerce est étroitement liée à la connaissance et à la maîtrise de l'informatique, à la vente en ligne; outre des connaissances spécifiques (l'informatique), elle demande de la rigueur, de la méthode et une bonne logistique; pour ce qui concerne l'informatique une expérience est nécessaire pour :
→ l'achat d'un nom de domaine est la véritable identité de la boutique
→ l'acquisition d'un espace dédié ou un hébergement mutualisé pour la gestion et du nom de domaine et du logiciel boutique e-commerce
→ la mise en place et la gestion de la boutique e-commerce par le biais d'un logiciel dédié nécessite une bonne connaissance de cet outil.
• La mise en place et la gestion d'une Boutique E-commerce implique
→ Une formation adéquate,
→ Une expérience réussie dans le domaine.
• Plusieurs secteurs de l'informatiques sont abordés
→ Il faut avoir la "fibre informatique" aimer l'informatique
→ L'administration des espaces web (hébergement des scripts logiciels et gestion de l'espace web auprès d'un hébergeur) ne doivent pas être un mystère,
→ La gestion du logiciel e-commerce et l'administration de la page en back-end doit être maîtrisée.
• Relationnel et sens du commerce
→ Bien qu'il n'y a pas de relations directes avec le client, il faut avoir le sens du commerce,
→ Il faut être ordonné, savoir s'organiser et avoir de la méthode,
→ Il faut être gestionnaire (gestion des stocks, gestion financière etc...
Modèle de boutique e-commerce
Avec 300 000 boutiques e-commerce en activité parmi les grands noms de société nationales de vente en ligne, une communauté de 1 000 000 de membres et plus de 1 000 contributeurs, j'ai choisi le CMS Prestashop pour développer les boutiques e-commerce.
3 - La prestation de service
Dans la mesure où vous souhaitez externaliser l'administration de la Gestion Électronique Documentaire je vous propose 3 options :
Option n°1
Mise en Place d'une Boutique e-commerce en local sur PC
NB : Cette solution est envisageable pour une prise en main de Prestashop avec l'objectif de créer un boutique en ligne ultérieurement
• Le programme
→ Analyse des besoins,
→ Téléchargement de l'émulateur Apache, de Perl,de Php, de MySql (xampp),
→ Installation de l'émulateur Apache, de Perl, de Php, de MySql (xampp)
→ Téléchargement de la dernière archive Prestashop et décompactage,
→ Installation de l'archive téléchargée sur le système d'exploitation Windows sur la PC du client,
→ Paramétrage de l'archive installée sur le système d'exploitation Windows sur le PC du client
→ Paramétrage dla boutique e-commerce (Prestashop),
→ Initiation à la méthodologie pour la mise en place et au paramétrage de la boutique e-commerce Prestashop,
→ Entrée de 10 écritures.
→ Accompagnement (conseil) tout au long de sa démarche d'initiation pendant 1 année
Devis gratuit sur demande
Option n°2
Mise en place de la boutique e-commerce Prestashop sur serveur dédié sous réserve que M. Serge VINCENT ait dispensé la formation "Boutique E-Commerce,
Durée de 4 jours à raison de 7 heures par jour soit par télétravail, soit dans les locaux du client, sous réserve d'une connexion internet haut débit.
• Modalités
Identification des besoins
→ quelle est la nature et l'objectif de la boutique e-commercee,
Tâche
→ Achat du nom de domaine,
→ Choix de l'hébergeur pour l'hébergement des scripts,
→ Solution mutualisée ou solution serveur dédié (démarches pour ce faire),
→ Téléchargement, installation du logiciel client FTP,
→ Téléchargement de la dernière archice de la boutique e-commerce Prestashop,
→ Décompactage et upload de l'archice décompactée sur le serveur distant,
→ Installation de l'archive e-commerce sur le serveur distant,
→ Paramétrage de la boutique e-commerce déposée sur le serveur distant
→ Entrée des 10 premiers éléments de la boutique e-commerce dans la base de données.
Périodicité
→ 1 fois par mois (soit 12 interventions dans l'année à raison de 200 documents maximum par intervention; au-delà facturation de 0,50€ TTC par document supplémentaire),
• Conditions financières :
→ la prestation de service est annuelle, elle est renouvelable par tacite reconduction sauf dénonciation par LRAR 1 mois minimum avant l'échéance
Contrat annuel renouvellable par tacite reconduction, sauf dénonciation par envoi recommandé au moins 1 mois avant la date d'échéance
Devis gratuit sur demande
Option n°3
Gestion complète de la boutique e-commerce Prestashop sur serveur dédié car l'installation de la boutique en local ne présente aucun intérêt.
NB au sujet de la formation : Une formation peut être dispensé par Monsieur Serge VINCENT dont le coût est à la charge du client (voir conditions ici)
Contrat annuel renouvellable par tacite reconduction, sauf dénonciation par envoi recommandé au moins 1 mois avant la date d'échéance
Modalités :
Identification des besoins
→ quelle est la nature et l'objectif de la boutique e-commerce,
Tâche
→ Achat du nom de domaine,
→ Choix de l'hébergeur pour l'hébergement des scripts,
→ Solution mutualisée ou solution serveur dédié (démarches pour ce faire),
→ Téléchargement, installation du logiciel client FTP,
→ Téléchargement de la dernière archice de la boutique e-commerce Prestashop,
→ Décompactage et upload de l'archice décompactée sur le serveur distant,
→ Installation de l'archive e-commerce sur le serveur distant,
→ Paramétrage de la boutique e-commerce déposée sur le serveur distant
→ Entrée des 10 premiers éléments de la boutique e-commerce dans la base de données.
Périodicité
→ 1 fois par mois (soit 12 interventions dans l'année à raison de 200 documents maximum par intervention; au-delà facturation de 0,50€ TTC par document supplémentaire).
Conditions financières :
• la prestation de service est annuelle, elle est renouvelable par tacite reconduction sauf dénonciation par LRAR 1 mois minimum avant l'échéance.
→ Que l'outil GED (logiciel Alfresco et émulateur Apache) ait été mise en place par M. Serge VINCENT,
→ Qu'il n'y ait au plus 50 documents par mois,( au delà + 0,50€ par document).
Contrat annuel renouvelable par tacite reconduction, sauf dénonciation par l'envoi d'un courrier postal recommandé au moins 1 mois avant la date d'échéance
Le programme
Identification des documents
→ Identification (numérotage des documents) et prise en charge des documents qui doivent tous être déposés dans une pochette dédiée,
Tâche
→ Numérisation des documents classés, et déposés dans une pochette,
→ Dépôt des documents numérisés à l'arborescence de l'unité de stockage sur PC,
→ Éventuellement implémentation des documents de gestion dans la GED (Alfresco),
→ Classement des documents implémentés dans (Alfresco) dans une chemise dédiée,
→ Sauvegarde de la GED, voire de l'unité de stockage en local ou via le cloud.
Périodicité
→ 1 fois par mois (soit 12 interventions dans l'année à raison de 50 documents maximum par intervention; au-delà facturation de 0,50€ TTC par document supplémentaire),
Conditions financières
→ la prestation de service est annuelle, elle est renouvelable par tacite reconduction sauf dénonciation par LRAR 1 mois minimum avant l'échéance.
Devis gratuit sur demande
Au sujet du coût des frais de déplacement
Déplacement dans un rayon de 50 km sans frais supplémentaires; au delà selon le barème kilométrique (2020 = d*0,601€)
Le Switch
2 - Connexion au réseau Internet des éléments d'une station
Ce choix de connexion utilise un switch (appelée aussi commutateur réseau) où les différents appareils composant la station sont reliés au switch par liaison filaire créant ainsi un réseau virtuel, ce qui évite la diffusion d'ondes électromagnétiques traditionnellement rencontrées par une station dont les éléments sont reliés par Wi-FI
L'exemple ci-dessous est celui de ma station informatique.
2 - Connexion au réseau Internet des éléments d'une station
Ici on ne parle plus du choix à faire entre une connexion filaire, ou une connexion via CPL, ou encore une connexion wi-fi, mais plutôt de savoir comment on peut s'affranchir (moyennant quelques sacrifices, quoi qu’encore ?) du wi-fi, c'est à dire de ces ondes électromagnétiques qui, pour certains peuvent entraîner quelques désagréments de santé.
Pour pallier à ces inconvénients, j'ai choisi, pour la majorité des éléments de ma station informatique, de les connecter via un switch; ainsi le signal arrivant à la box est envoyé vers le switch, il ne reste plus qu'à connecter chaque sortie du switch (switch à 8 prise rj 45 dans mon cas) à un éléments de la station.
La station est composée de 4 éléments à savoir :
→ Un ordinateur de bureau,
→ Un ordinateur portable,
→ Un NAS (serveur de stockage en réseau),
→ Une imprimante.
3 - Connexion schéma de connexion de ma station au format PDF : ICI
NB au sujet de l'ordinateur portable connecté en wi-fi
Comme vous pourrez le constater un seul ordinateur portable est connecté en wifi; cependant dans la mesure où il est très peu utilisé, autrement qu'or domicile, je ne considère pas qu'il est susceptible d'apporter des nuisances de santé.
NB : Au sujet de l'utilisation d'un switch : 3 points sont à considérer
• Nécessite un câblage; en fait c'est une connexion filaire.
• Oblige que chaque éléments de la station ait une sortie RJ 45 (si ce n'est pas un problème pour les ordinateurs portables, le NAS, ça peut l'être pour l'imprimante, une raison supplémentaire à veiller au choix de l'imprimante, à savoir qu'elle doit comporter une sortie équipée d'une prise RJ 45),
• Ce dernier point n'est pas une contrainte, mais plutôt un avantage; en effet, contrairement aux "hub", le swtich n'engendre pas d'affaiblissement du signal de sortie. Résultat, la connexion de 2 ordinateurs à un switch n’entraîne pas une atténuation du signal ADSL
Connectique
1 - Préambule
L'exemple énoncé ci-dessous est celui de ma station informatique; j'ai fait ce choix pour les raisons suivantes :
→ Le nombre d'appareils (ordinateurs (portable et fixe), NAS, imprimante, unités de stockages connectées à un hub,
→ Le nombre limité de prises électriques m'obligeant utiliser un tableau avec une entrée, cinq sorties, un interrupteur et un fusible .
2 - Définition de quoi s'agit-il ?
Au sens large du terme la connectique regroupe toutes les techniques liées aux connexions physiques des liaisons électriques en passant par les connecteurs et les prises permettant d'associer deux éléments informatiques (ordinateur avec imprimante, ordinateur avec moniteur etc...
En informatique la connectique est quelque peut différente; elle s'attache davantage aux méthodes permettant de relier les éléments d'une station informatique : à savoir
→ Le port USB : pour Universal Serial Bus servant à connecter des périphériques à l'ordinateur (clavier, souris etc...),
→ L'interface Firewire : elle est utilisée pour alimenter des périphériques très exigeant en bande passante tel qu'une caméra, certains disques durs etc...
→ Les connecteurs DB9 et DB25 : Il s'agit de méthodes de connexion utilisées il y a de nombreuses années; ce sont les ports séries, parallèles,
→ les prises Jack : Elles servent à transmettre le son; elles permettent la liaison d'un ordinateur aux enceintes acoustiques, à un casque etc...
→ Le port Ethernet : Il sert à relier un ordinateur à un réseau (réseau Internet), à un routeur, à un boitier ADSL, à un switch; cette prise de forme rectangulaire reçoit un connecteur RJ45,
→ Le connecteur VGA : permet de relier l'ordinateur au moniteur; il est également appelé RGB, HD15 ou encore SUB D15; sa particularité tient à sa couleur, généralement bleue,
→ Le connecteur HDMI : Pour "Hight Definition Multimédia Interface", il permet la transmission, plus rapidement, de données multimédia en haute définition; le connecteur est de forme rectangulaire, plus large que haut, il est facilement identifiable, il permet, par exemple, la liaison d'un ordinateur à un téléviseur,
→ La connexion DVI : Pour "Digital Visual Interface", il permet la connexion d'un second moniteur; la prise se trouve, généralement sur la carte vidéo de votre ordinateur.
3 - Connectique électrique de ma station
Le schéma ci-dessous est le schéma de liaison électrique de ma station informatique; il n'a rien d’exceptionnel,