Gestion Électronique Documentaire
Formation proposée par VisioConférence : [rejoindre l'équipe](*)
Formateur indépendant enregistré sous le numéro 7230029923 auprès de la préfète de région Nouvelle Aquitaine
Définition
La Gestion Électronique Documentaire (GED) est une solution logicielle permettant la gestion (archivage, stockage) d'un document numérique qui, à l'origine était un document "ordinaire" (devis, facture etc...) palpable sous la forme de papier, photographie etc...
La Gestion Électronique Documentaire s'adresse prioritairement aux Entreprise : archivage et stockage simple permettant de faire, entre autre une économie substantielle, notamment grâce à l'absence de location d'espace pour le stockage des archives mais,
La Gestion Électronique Documentaire s'adresse aussi aux aux entreprises qu'aux personnes physiques :
• d'une part parce qu'au cours d'une vie la masse des documents personnels s'amoncelant cette situation devient difficilement gérable,
• d'autre part parce qu'en mettant en place une GED, s'est se prémunir contre le risque de perte (incendie, inondation etc...), pour peu qu'elle soit déposée dans le "cloud".
Enfin, pour l'exploitant/télépilote de drone civil, puisque la réglementation oblige à la détention de certains document (suivi d'incident, carnet de vol etc...) la GED est tout particulièrement bien adaptée pour satisfaire les obligations réglementaire, mais aussi libérer de la contrainte d'un l'archivage particulièrement chronophage en terme d'espace.
Caractéristiques de la GED
Parce que la mise en place d'une Gestion Électronique Documentaire nécessite une expérience confirmée dans le domaine, il est illusoire, voir suicidaire de mettre en place cet outil informatique sans préalables.
Une formation (et un diplôme) dans le domaine de la qualité norme ISO 9000, associé à une maîtrise dans la gestion administrative de l'entreprise (en général) permet au formateur de proposer cette outil qui, à n'en pas douter, vous donnera entière satisfaction.
Utilisateur d'une Gestion Électronique Documentaire , aussi bien à titre personnel que professionnelle, depuis de nombreuses années déjà, le formateur ne peut que faire les louanges de cette technique qui décharge de biens des soucis de gestion administrative au quotidien.
Indépendamment des obligations réglementaires qui obligent à conserver certains documents de la vie courante, la sauvegarde documentaire est un moyen de protection des données contre les riques de perte, de vol, ou tout simplement de destruction, par exemple dans le cadre d'un incendie ou d'une inondation.
GED avec sous sans Community Alfresco
• Alfresco Community est une solution informatique qui peut être utilisée pour gérer la GED dès lors cette dernière est mise en place dans une entreprise, quelque soit sa taille, et à partir du moment où des branches indépendantes de l'activité (par exemple, administrative, commerciale etc...) sont appelées à "stocker" par voie numérique tous les documents générés par leur activité (par exemple les contrats, les feuilles de salaires, les factures (clients et ou fournisseurs etc...).
• Une Gestion Électronique Documentaire peut être mise en place pour un foyer ou pour une personne physique seule (dans ce cas il n'est pas nécessaire d'utiliser une solution informatique Alfreco Community).
Objectif de cette formation
L'objectif de cette formation est de vous apprendre à comprendre et à maîtriser la mise en place d'une Gestion Électronique Documentaire, que ce soit avec ou sans le logiciel informatique gratuit Alfresco Community
L'image ci-dessous donne un aperçu de 2 niveaux d'une Gestion Électronique Documentaire dédiée à un particulier ou à une famille dans un cadre personnel et ou familiale; en réalité l'arborescence à l'unité de stockage est composée de 10 niveaux.
Bien évidemment elle est également destinée aux petites entreprises, partant du principe que, dans ce cas là, il est préférable de coupler l'arborescence à l'unité de stockage du système informatique avec le logiciel dédié "Alfresco Community".
NB au sujet du progiciel Alfresco Community : Cette application ne fonctionne pas nativement sous IOS Windows comme d'ailleurs la plus grande majorité des CMS (Joomla, Prestashop etc...); cependant en installant un émulateur des serveurs Apaches, MySQL...) sur votre système fonctionnant sous Windows, vous pourrez utilisez Alfreco Community, comme d'ailleurs les CMS précités.
(*) L'inscription sur le portail de visioconférence est gratuite, cependant son accès est réservé à toutes personnes désireuses de suivre une formation de mise en place et, de gestion documentaire, sachant que la formation ne prendra effet qu'à partir de la réception du contrat de formation daté et signé par les parties concernées
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