Gestion Électronique Documentaire
1 - Définition (rappel)
La Gestion Électronique Documentaire (GED) est une solution logicielle permettant la gestion (archivage, stockage) d'un document numérique qui, à l'origine était un document "ordinaire" (devis, facture etc...) palpable sous la forme de papier, photographie etc...
La Gestion Électronique Documentaire s'adresse prioritairement aux Entreprise : archivage et stockage simple permettant de faire, entre autre une économie substantielle, notamment grâce à l'absence de location d'espace pour le stockage des archives mais,
La Gestion Électronique Documentaire s'adresse aussi aux aux entreprises qu'aux personnes physiques :
• d'une part parce qu'au cours d'une vie la masse des documents personnels s'amoncelant cette situation devient difficilement gérable,
• d'autre part parce qu'en mettant en place une GED, s'est se prémunir contre le risque de perte (incendie, inondation etc...), pour peu qu'elle soit déposée dans le "cloud".
Enfin, pour l'exploitant/télépilote de drone civil, puisque la réglementation oblige à la détention de certains document (suivi d'incident, carnet de vol etc...) la GED est tout particulièrement bien adaptée pour satisfaire les obligations réglementaire, mais aussi libérer de la contrainte d'un l'archivage particulièrement chronophage en terme d'espace.
2 - Préambule
Depuis longtemps déjà la Gestion Électronique Documentaire est une nécessité pour l'entreprise, dans un soucis principal d'hamonisation de l'activité administrative, mais aussi dans un soucis e réduction des coûts de gestion pour une activité dite à rendement négatif; Pour les personnes physiques la Gestion Électronique Documentaire est très peu utilisée alors que la "paperasserie" est de plus en plus envahissante; quelques fournisseurs d'énergie, de communication (d'électrivité, téléphone etc...) proposent une Gestion Électronique Documentaire minimaliste (puisque réservée à la justification d'activité chez eux) En tout état de cause cette "mini" Gestion Documentaire ne donne pas satisfaction parce qu'elle ne représente pas l'ensemble de la documentation générée tout au long d'une vie, alors que la loi suggère la conservation de certains documents pendant une période donnée.
3 - La prestation de service
Dans la mesure où vous souhaitez externaliser l'administration de la Gestion Électronique Documentaire je vous propose 3 options :
Option n°1
Mise en place d'une Gestion Electronique Documentaire sur PC fonctionnant sous le système d'exploitation Windows nécessitant 2 journées de travail.
Cette solution ne fait pas appel au logiciel Alfresco puisqu'il s'git de l'analyse des besoins puis, de la création de l'arborescence à l'unité de stockage.
NB : Cette solution peut être envisagée pour une GED d'un particulier, voir pour celle d'une d'une famille
• Le programme
→ Analyse des besoins,
→ Création de l'arborescence sur unité de stockage,
→ Entrée de 10 écritures,
→ Accompagnement du client tout au long de sa démarche de GED pendant 1 année.
Devis gratuit sur demande
Option n°2
Mise en place d'une Gestion Electronique Documentaire sur PC fonctionnant sous le système d'exploitation Windows nécessitant 2 journées de travail
Contrat annuel renouvellable par tacite reconduction, sauf dénonciation par envoi recommandé au moins 1 mois avant la date d'échéance
• Le programme
→ Analyse des besoins,
→ Création de l'arborescence sur unité de stockage,
→ Téléchargement et installation du serveur Apache sur PC sous Windows,
→ Installation du logiciel de Gestion Electronique Documentaire (Alfresco),
→ Paramétrage du logiciel de Gestion Electronique Documentaire (Alfresco),
→ Entrée de 10 écritures.
→ Accompagnement du client tout au long de sa démarche de GED pendant 1 année.
• Modalités
→ Identification des documents :
• Identification (numérotage des documents) et prise en charge des documents qui doivent tous être déposés dans une pochette dédiée,
→ Tâches:
• Les documents de gestion doivent être rassemblés et déposés dans une pochette dédiée,
• Implémentation des documents de gestion dans l'ERP/PGI (Dolibarr),
• Classement des documents implémentés dans Dolibarr dans une chemise dédiée,
• Sauvegarde de la base de donnée du Plan de Gestion Intégré (unité de stockage externe et/ou cloud).
→ Périodicité
• 1 fois par mois (soit 12 interventions dans l'année à raison de 50 documents maximum par intervention; au-delà facturation de 0,50€ TTC par document supplémentaire).
Devis gratuit sur demande
Option n°3
Prise en charge complète de la Gestion Electronique Documentaire sur PC fonctionnant sous le système d'exploitation Windows, sous réserve :
♦ Que l'outil GED (logiciel Alfresco et émulateur Apache) ait été mise en place par M. Serge VINCENT,
♦ Qu'il n'y ait au plus 50 documents par mois,( au delà + 0,50€ par document).
Contrat annuel renouvellable par tacite reconduction, sauf dénonciation par l'envoi d'un courrier postal recommandé au moins 1 mois avant la date d'échéance
• Le programme
Identification des documents
→ Identification (numérotage des documents) et prise en charge des documents qui doivent tous être déposés dans une pochette dédiée,
Tâche
→ Numérisation des documents classés, et déposés dans une pochette,
→ Dépôt des documents numérisés à l'arborescence de l'unité de stockage sur PC,
→ Éventuellement implémentation des documents de gestion dans la GED (Alfresco),
→ Classement des documents implémentés dans (Alfresco) dans une chemise dédiée,
→ Sauvegarde de la GED, voire de l'unité de stockage en local ou via le cloud.
Périodicité
→ 1 fois par mois (soit 12 interventions dans l'année à raison de 50 documents maximum par intervention; au-delà facturation de 0,50€ TTC par document supplémentaire),
Conditions financières
→ la prestation de service est annuelle, elle est renouvelable par tacite reconduction sauf dénonciation par LRAR 1 mois minimum avant l'échéance.
Devis gratuit sur demande
Au sujet du coût des frais de déplacement
Déplacement dans un rayon de 50 km sans frais supplémentaires; au delà selon le barème kilométrique (2020 = d*0,601€)
